Fluxogramas

Como o trabalho anda no sistema, em diagramas: da entrada ao fechamento do mês. O passo a passo detalhado está nos manuais da Gestão e do Prontuário.

início e fim

etapa

decisão

Visão geral

Toda a equipe · O dia da clínica passa por estas telas, nesta ordem, todas com o mesmo menu lateral.

1EntrarUsuário e senha de cada pessoa.
2AgendaRecepção: marcar, confirmar e receber o paciente.
3RegistrarRecepção: sessão, plano e pagamento. É aqui que a sessão do pacote conta.
4ProntuárioQuiropraxistas: avaliação, evolução, reavaliação e PDFs.
5PesquisaRecepção: oferecida depois de salvar. O envio do mês (Disparos) é do administrador.
6Fim do mêsGestão: notas fiscais, Resumo do mês e Indicadores.
+AdministraçãoAdministrador: Acessos, Disparos e Remuneração.
+Manuais e suporteOs documentos de ajuda, no grupo Ajuda do menu.

Entrar no sistema

Toda a equipe · Cada pessoa entra com o próprio usuário, que não é o e-mail.

Abrir qualquer tela do sistema

A sessão está aberta?

Sim

A tela abre direto

Não

Tela Entrar

Depois de entrar, volta para a tela pedida.

Ninguém cadastrado ainda?

Só no primeiro dia do sistema.

Sim

Primeiro acesso

Cria o administrador e abre a Gestão de Acessos.

Não

Usuário e senha

Os que a administração cadastrou.

Lembra a senha?

Sim

Entrar

5 erros seguidos: espere 15 minutos ou peça senha nova.

Não

Esqueci minha senha

Link por e-mail, vale 1 hora e uma vez só.

É senha provisória?

Vale 72 horas.

Sim

Escolha sua senha

Pelo menos 10 caracteres, letras e números.

Não

Entra

Abre a tela pedida (ou a Gestão)

Perfis

Administrador: tudo, inclusive Administração. Gestor: tudo, menos Administração.
Quiropraxista: registra e abre o prontuário. Recepção: registra, sem o prontuário clínico. Financeiro: só consulta.
A unidade do cadastro limita onde a pessoa grava; a consulta mostra a clínica inteira.

Sessão encerrada

Toda a equipe · A sessão acaba sozinha, para ninguém trabalhar com o acesso de quem saiu.

Trabalhando em qualquer tela

Clicar, tocar, digitar ou rolar conta como uso.

O que aconteceu?

4 horas sem uso

Sessão encerrada

Aviso 15 min antes; depois, “Sua sessão foi encerrada depois de 4 horas sem uso.”

12 horas

Acesso venceu

Mesmo em uso: “Sua sessão expirou.”

Sair

A pessoa saiu

Os rascunhos deste computador são apagados.

Entrar de novo

A tela volta para onde estava.

Continuar o trabalho

Gravações na fila saem sozinhas: não preencha de novo.

Agenda: marcar um horário

Recepção · A Google Agenda da clínica dentro do sistema; o que se marca aqui vai para o Google.

+ Marcar, no topo da Agenda

Quando, onde e com quem

Dia, hora, duração, tipo e unidade (obrigatória). Quiropraxista: um nome ou “Pela escala do dia”.

O paciente aparece na busca?

Sim

Escolher na lista

Confira o final do telefone e a idade.

Não

Marcar como paciente novo

Só na primeira vez dele: nome e WhatsApp. O tipo vira Avaliação.

O sistema pode alterar a agenda?

Sim

Marcar

A tela confere e avisa que marcou.

Não

Marque direto no Google

A tela diz o que falta.

Horário na agenda

Atenção

Já veio antes e não aparece? Procure de outro jeito: marcar como novo cria um segundo cadastro.
Remarcar: dia e hora novos no painel. Desmarcar: a janela pergunta; o horário fica cancelado, não apagado.
Se a resposta demorar, a tela recarrega e confere antes de dizer o que houve. Com filtro de unidade, os horários marcados direto no Google saem, e a tela diz quantos.

Agenda: do horário à chegada

Recepção · Do começo do dia até o paciente na recepção.

Abrir a Agenda

Quem atende

O quiropraxista da marcação; senão, a escala do dia; sem escala, “não informado”.

Sabe quem é o paciente?

Sim

Confirmado ou nome idêntico

Novo

Selo “paciente novo”

O cadastro é feito na chegada.

Não

Quem é este paciente?

Escolha entre os parecidos ou busque. O sistema nunca escolhe sozinho.

Ele vem?

“Ninguém pediu confirmação ainda” não é recusa.

Perguntar

Pedir pelo WhatsApp ou Liguei

Resposta

Confirmou ou Não vem

“Não vem” libera o horário.

Chegou: Registrar atendimento

Cadastrado

Registrar já preenchido

Com a faixa “Preenchido pela agenda”; mesmas regras do Registrar.

Novo

Cadastro primeiro

Salvo, o horário se liga a ele e o Registrar abre preenchido.

Conferir e salvar

A agenda diz o que estava marcado, não o que aconteceu.

Registrar sessão

Recepção · Do paciente que chega à sessão gravada, na Gestão.

Buscar o paciente pelo nome

Já é cadastrado?

Não

+ Cadastrar como novo paciente

Nome, CPF, WhatsApp e canal. Menor: responsável legal.

Sim

Escolher na lista

Precisa de termos?

Sim

Gerar termos selecionados

Já emitido: nova emissão ou 2ª via.

Não

Pular

Quantos planos ativos?

Nenhum

Sem plano

Avaliação, Avulso ou vender o pacote.

Faixa do plano

Âmbar com 2 sessões ou menos.

Mais de um

Escolher o plano

Sem escolher, o Retorno Pacote não salva.

Sessão

Data, quiropraxista, unidade, tipo e evento. Na falta: “Descontar sessão?”.

Fechou plano?

Venda ou renovação do pacote.

Sim

Dados do plano

Sessões, valor, prazo e NF. Na avaliação: “1ª sessão?”.

Não

Segue

Pagamento

Forma e valor; dá para dividir em até 4 formas. Retorno de pacote já vem “Sem pagamento”.

Confira o impacto

O plano antes e depois, e os avisos: última sessão, possível duplicata, renovação antecipada.

Está certo?

Sim

Salvar

O saldo do plano é recalculado.

Não

Voltar

Nada foi gravado.

Tem WhatsApp no cadastro?

Sim

Enviar pesquisa ou Pular

A tela avisa se ele recebeu há menos de 30 dias ou respondeu há menos de 90.

Não

Sem oferta

Vale completar o cadastro.

Sessão registrada

Sessões e renovação

Regra do pacote · O saldo é recalculado pelo sistema a cada registro salvo, editado ou cancelado.

Registro	Consome sessão?
Retorno Pacote realizado	Consome
Falta	Só se descontada
Avaliação	Só se 1ª sessão do plano
No-show, cancelamento prévio, Retorno Avulso	Não consome
Pagamento e renovação	Não consome
Registro cancelado	Devolve

Plano anteriorrecebe a sessão de hojeSe era a última, fecha em X/X.

Plano novonasce 0/XA 1ª sessão dele é a próxima visita.

Atenção

Renovação é uma operação só: “Fechou plano? Sim” no registro do dia.
Nasce 1/X quando a avaliação foi a 1ª sessão, ou quando o paciente estava sem plano ativo.
Última sessão sem renovar: a tela pergunta se ele vai continuar. Renovação antecipada: a tela mostra quantas sessões serão descartadas. Pacote esgotado não aceita mais sessão.

Corrigir um registro

Recepção e gestão · Em Atendimentos. Nada é apagado: o histórico fica.

Achar o registro

Filtros do mês ou busca pelo nome (todos os meses).

O que precisa?

Ajustar

Editar

O paciente não muda. Se outra pessoa mudou antes, recusa em vez de sobrescrever.

Desfazer

Cancelar registro

Com motivo. A sessão volta para o plano e o valor sai dos totais.

Plano esquecido

Fechar plano depois

No Editar: “Fechou plano? Sim”.

Planos recalculados sozinhos

Prontuário

Quiropraxistas · O registro clínico, com os mesmos pacientes da Gestão.

Buscar o paciente

Já tem avaliação?

Não

Avaliação inicial

Queixas, exame, conduta e plano. Gera o PRN.

Sim

Histórico

A linha do tempo dos registros.

Atender a sessão

Registrar a evolução

A dor só vale com “Avaliei a EVN desta queixa hoje”; sem marcar, “não avaliado”. Gera o EVL.

Hora de reavaliar?

Sim

Reavaliação

Comparada com a avaliação inicial.

Não

Seguir o plano

Algo saiu errado?

Corrigir

Editar

Com motivo; fica no histórico de alterações.

Retirar

Excluir

Com motivo; não apaga, sai dos PDFs e não tem desfazer.

Próxima sessão

PDF Cliente e PDF Clínica a qualquer momento.

Atenção

A evolução não mexe no pacote: a sessão só conta quando o atendimento é registrado na Gestão.

Fim do mês

Gestão · O fechamento: notas, resultado e pesquisa.

Fechar o mês

Notas fiscais

Pendentes de sessões e de planos; “Marcar emitida” em cada uma.

Resumo do mês

Os nove números do mês, com filtro de quiropraxista e unidade.

Disparos · administrador

Escolher o mês, carregar e enviar pelo WhatsApp. Só pelo sistema principal, nunca pela reserva: a pesquisa iria duas vezes.

Indicadores

Visão Geral, Aquisição, Operação, Retenção, Satisfação, Financeiro e Métricas.

Gestão de Acessos

Administrador · No grupo Administração do menu, que só o administrador vê.

Cadastrar pessoa

Nome, usuário, apelido, e-mail, perfil e unidade (em branco: todas).

Senha provisória na tela

Vale 72 horas e aparece uma vez só.

O e-mail saiu?

Sim

Usuário e senha enviados

Não ou não se sabe

Entregar em mãos

A tela diz o motivo quando sabe.

A pessoa entra e escolhe a senha dela

Atenção

Nova senha gera outra provisória; Desativar corta o acesso na hora. Os dois perguntam antes.
Entradas e tentativas mostra quem entrou, quando e de onde; Alterações, o que cada pessoa mudou (registro, campo, antes e depois), sem texto clínico nem documento de paciente.

O que o sistema faz sozinho

Gestão e Prontuário · Ninguém precisa acionar nada.

Em toda gravação

Fila de gravação: sem conexão, a gravação espera e sai sozinha; a pendência fica em âmbar. Não preencha de novo.
Recusa: gravação recusada fica num aviso vermelho, com o conteúdo guardado, até alguém ver.
Sem duplicar: reenviar não cria um segundo registro.
Rascunho: o que foi digitado volta se a tela fechar no meio, por 24 horas; sem CPF, RG, e-mail e endereço.
Resposta que não voltou: a tela confere com o servidor e diz o que aconteceu. Não manda repetir.
Planilha errada: a tela para antes de gravar e manda usar o sistema de reserva (/antigo/).