Gestão Clínica e Agenda
Manual da recepção, dos quiropraxistas e da gestão: onde fica cada coisa, o passo a passo das tarefas do dia e como cada número é calculado.
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O que éCada pessoa entra com o seu usuário e a sua senha, e alcança o que o seu perfil permite.
Como usar- Abra app.axium.health (depois da virada) ou o endereço que a gestão passou.
- Escreva o usuário (não o e-mail) e a senha.
- Na primeira vez, troque a senha provisória por uma sua: pelo menos 10 caracteres, com letras e números.
- A tela volta para a página que você tinha pedido; sem página pedida, abre a gestão.
- A senha provisória vale 72 horas e só serve para essa troca.
- Depois de 5 tentativas erradas seguidas, aquele usuário espera 15 minutos (ou o administrador gera uma senha nova).
Esqueci minha senha
O que éUm link por e-mail para criar uma senha nova.
Como usar- Na tela de entrada, escreva o seu usuário.
- Clique em "Esqueci minha senha".
- Abra o link do e-mail e escolha a senha nova.
- O link vale 1 hora e funciona uma vez só. Nada muda até ele ser usado.
- Não chegou? Olhe o spam ou peça ao administrador uma senha provisória.
Menu
O que éO mesmo menu lateral em todas as telas. No celular, abre pelo botão ☰.
Como usar- Início fica fixo no alto.
- Operação: Agenda, Registrar, Pacientes, Planos, Atendimentos, Notas fiscais e Resumo do mês.
- Clínica: Prontuário. Gestão: Indicadores. Ajuda: Manuais e suporte.
- Administração (só administrador): Acessos, Disparos e Remuneração.
- Conta: a chave Tema escuro e Sair.
- O rodapé do menu mostra os números do dia, o selo de conexão, a fila e quem entrou.
- Selo verde: dados de agora. Âmbar: servidor demorando ou último dado conhecido. Vermelho: falha.
- A versão da tela e a do servidor têm números diferentes, e é normal: a compatibilidade se confere sozinha. Se a tela avisar que o servidor está numa versão mais antiga, dá para trabalhar; avise o administrador.
Sessão e Sair
O que éO acesso acaba sozinho, para o balcão não ficar aberto para o próximo.
Como usar- Ao terminar, use Sair, no fim do menu.
- Se a tela de entrada disser que a sessão acabou, entre de novo: ela volta para onde você estava.
- 4 horas sem uso (sem clicar, tocar, digitar nem rolar em nenhuma tela do sistema) encerram a sessão; 15 minutos antes, uma faixa âmbar avisa a hora do fim, com "Continuar conectado". Mesmo em uso, ela vence 12 horas depois do login. O que estava escrito no Registrar e no cadastro novo aparece em "Rascunhos não salvos" ao voltar.
- Sair apaga deste computador os rascunhos, o último dado conhecido e a lista de pacientes guardada. As gravações na fila não se apagam: saem sozinhas.
Janela do sistema
O que éToda pergunta e todo aviso aparecem numa janela do próprio sistema.
Como usar- Leia o botão antes de clicar: ele diz a ação ("Desmarcar", "Manter o horário").
- Quando há motivo obrigatório, escreva-o no campo da própria janela.
- Esc fecha só a janela; o painel de trás continua aberto.
- Quando a ação desfaz algo, o botão de desistir já vem escolhido: Enter sem ler não apaga nada.
Perfis
| Perfil | Grava | Prontuário clínico | Administração |
|---|---|---|---|
| Administrador | sim, em todas as unidades | sim | sim |
| Gestor | sim | sim | não |
| Quiropraxista | sim | sim | não |
| Recepção | sim | não | não |
| Financeiro | não, só consulta | não | não |
A unidade do cadastro da pessoa limita onde ela grava: atendimento de outra unidade é recusado. A consulta mostra a clínica inteira. Unidade em branco: todas. Quem decide é o servidor, a cada pedido: esconder um botão não é permissão.
Agenda
A Google Agenda da clínica dentro do sistema (menu › Agenda). O que se marca aqui vai para o Google; o que foi marcado direto no Google aparece aqui.
Ver a agenda
O que éOs horários do dia, da semana ou do mês, com quem atende e em que unidade.
Como usar- Escolha a visão: Dia, Semana, Mês, Lista ou A confirmar. As setas ‹ › andam; "Hoje" volta.
- Filtre por quiropraxista, tipo ou unidade, se precisar.
- Clique num horário para abrir o painel dele.
- Com filtro ligado, a tela diz quantos horários ficaram de fora. Horário marcado direto no Google fica "sem unidade" e sai quando se filtra por unidade.
- Os números do topo fecham: horários marcados = confirmaram + aguardando resposta + não chamados + não vêm. Cancelados aparecem à parte.
- Quem atende: o quiropraxista escolhido na marcação; sem ele, o da escala do dia; sem escala, "não informado". O sistema não chuta um nome.
Quem é o paciente
O que éO selo ao lado do nome diz se o horário está ligado a um cadastro.
Como usar- confirmado ou nome idêntico: segue sem perguntar.
- paciente novo (cinza): marcado sem cadastro; o cadastro é feito na chegada.
- Sem selo: responda "Quem é este paciente?" escolhendo entre os parecidos ou buscando pelo nome.
- O sistema nunca escolhe sozinho por nome parecido: pode ser outra pessoa. A visão A confirmar junta os horários sem selo.
Marcar um horário
O que éCria o horário na Google Agenda, já ligado ao paciente, à unidade e ao quiropraxista.
Como usar- Toque em + Marcar, no topo da agenda.
- Escolha dia, hora, duração (30 min, 45 min, 1 hora ou 1h30), tipo e unidade.
- Quiropraxista: um nome, se o paciente pediu alguém; senão, "Pela escala do dia".
- Busque o paciente pelo nome e escolha na lista, conferindo o final do telefone, a idade e o número do cadastro.
- Toque em Marcar. A tela confere e avisa: "… marcado para 25/09/2026 às 09:00."
- Não achou? Procure de outro jeito (sobrenome, sem acento). Marcar como novo alguém que já veio cria um segundo cadastro na chegada.
- Unidade é obrigatória; a última usada neste computador vem sugerida. O nome escolhido vale mais que a escala.
- Se o sistema ainda não puder alterar a agenda ("hoje só lê"), a tela diz o que falta: marque direto no Google.
Paciente novo
O que éMarca quem vem pela primeira vez, sem cadastro ainda.
Como usar- Em + Marcar, toque em "Marcar como paciente novo".
- Escreva o nome e o WhatsApp com DDD. O tipo vira Avaliação (dá para trocar).
- Na chegada, "Registrar atendimento" abre o cadastro já com nome e WhatsApp.
- Complete o cadastro e salve: o horário fica ligado ao paciente e o Registrar abre com ele.
- O WhatsApp pode ficar em branco, mas é ele que permite pedir a confirmação de presença. Número incompleto não é completado pelo sistema: a mensagem iria para outra pessoa.
- Se a ligação com o horário não gravar, o cadastro continua salvo: abra o horário e escolha o paciente em "Quem é".
- Se o cadastro abrir sem os dados da marcação (outra aba), a tela avisa: cadastre pelo botão "Cadastrar paciente".
Confirmar presença
O que éAnota no horário se o paciente vem.
Como usar- No painel do horário, pergunte: Pedir pelo WhatsApp ou Liguei.
- Anote a resposta: Confirmou ou Não vem.
- Se o paciente avisou sem ninguém perguntar, use "já avisou?".
- "Ninguém pediu confirmação ainda" quer dizer que ninguém perguntou, não que o paciente recusou.
- "Não vem" avisa que o horário pode ser liberado. Toda anotação tem desfazer.
Remarcar ou desmarcar
O que éMuda o dia e a hora, ou cancela o horário.
Como usar- Clique no horário na agenda.
- Remarcar: escolha dia e hora novos no painel. A duração continua a mesma.
- Desmarcar: a janela pergunta; "Desmarcar" cancela, "Manter o horário" desiste.
- O horário fica cancelado na Google Agenda, não apagado.
- Se a resposta demorar, a tela recarrega a agenda e confere antes de dizer o que houve. Não marque de novo antes disso.
Da agenda ao registro
O que éO botão dourado "Registrar atendimento", sempre no mesmo lugar do painel.
Como usar- Com o paciente na recepção, abra o horário e toque em "Registrar atendimento".
- Paciente cadastrado: o Registrar abre com paciente, data, tipo, quiropraxista e unidade, e a faixa "Preenchido pela agenda".
- Paciente novo: o cadastro abre primeiro.
- Confira e salve.
- O botão aparece quando se sabe quem é o paciente. O registro segue as mesmas regras de sessão, plano e pagamento do Registrar.
- A agenda diz o que estava marcado, não o que aconteceu. Tipo ou unidade que não existem no Registrar (Reavaliação, por exemplo) ficam para escolher.
Registrar
Onde se grava cada atendimento, com o plano e o pagamento (menu › Registrar).
Registrar um atendimento
O que éGrava a sessão do dia e recalcula o saldo do plano.
Como usar- Busque o paciente pelo nome (a partir de 2 letras) e escolha. Atalhos: / vai para a busca; Enter escolhe o primeiro.
- Confira a faixa do plano: sessões usadas e restantes (fica âmbar com 2 ou menos). Com mais de um plano ativo, escolha qual.
- Preencha data, quiropraxista, unidade e tipo (Avaliação, Retorno Pacote ou Retorno Avulso).
- Escolha o evento: Atendimento realizado, Falta, No-show ou Cancelamento prévio. Na falta, diga se desconta a sessão.
- Escolha a forma de pagamento e o valor. Retorno de pacote já vem com "Sem pagamento".
- Leia "Confira o impacto" e toque em "Confirmar e salvar" (ou volte e corrija).
- Depois de salvar, o sistema oferece enviar a pesquisa de satisfação pelo WhatsApp.
- O resumo avisa possível duplicata (atendimento do paciente na mesma data) e última sessão do plano: se o paciente vai continuar, marque "Fechou plano" para renovar.
- O nº da sessão é calculado pelo sistema. O último quiropraxista e a última unidade usados aqui aparecem como sugestão; nada é preenchido sem clique.
- Sessão sem registro: ao escolher o paciente, a faixa âmbar avisa quando o prontuário tem evolução numa data em que não há atendimento registrado. Essa sessão não conta no pacote. Toque na data para registrá-la.
- Se você anotar o número da sessão na observação ("10/10") e ele for diferente do que o sistema conta, a confirmação avisa antes de salvar. Quase sempre é uma sessão anterior que não foi registrada.
- A pesquisa não é oferecida de novo por 30 dias depois do envio, ou 90 depois da resposta, a não ser que você decida enviar mesmo assim.
Vender ou renovar um plano
O que é"Fechou plano? Sim" no próprio registro do dia: é a venda ou a renovação do pacote.
Como usar- Venda na avaliação: tipo Avaliação, "Fechou plano? Sim", sessões (6, 12, 18 ou 24) e valor. O plano nasce 0/X.
- Se a avaliação já foi a 1ª sessão, marque "1ª sessão na avaliação? Sim": o plano nasce 1/X.
- Renovação: no Retorno Pacote da última sessão, "Fechou plano? Sim". A sessão do dia fecha o plano anterior, e o novo nasce 0/X.
- Escolha a forma de pagamento de novo e informe o valor recebido.
- Renovação antecipada (antes da última sessão): o sistema avisa quantas sessões do plano anterior serão descartadas. O saldo não passa para o novo.
- Paciente que volta depois de o plano acabar: Retorno Pacote com "Fechou plano? Sim". O novo nasce com a sessão de hoje, 1/X.
- O prazo sai da tabela (até 6 sessões: 6 meses; acima: 12 meses) e vai para a cláusula 8ª do contrato. Segundo plano ativo pede confirmação e justificativa.
Pagamento em mais de uma forma
O que éQuando o paciente paga uma parte de um jeito e o resto de outro (até 4 formas).
Como usar- Toque em "Dividir em mais de uma forma" e informe o valor total.
- Em cada linha, a forma e quanto foi nela; "+ outra forma" acrescenta uma linha.
- Olhe quanto falta, embaixo: Salvar só libera quando as partes somam o total.
- Se o plano tem outro valor (avaliação e pacote pagos juntos), preencha também a divisão do pacote.
- O contrato sai com as partes ("R$ 500,00 via PIX e R$ 700,00 no cartão de crédito em 6x de R$ 116,67"); listas e planilhas mostram "PIX R$ 500 + Crédito 6x R$ 700".
- Formas: Dinheiro, PIX, Débito, Crédito à vista, Crédito parcelado (2x a 12x) ou Sem pagamento. Escolher a forma é obrigatório.
Emitir contrato e termos
O que éContrato, TCLE, LGPD e Termo de Imagem, abaixo do formulário, cada um com número de controle (TRM).
Como usar- Marque os termos (Contrato, TCLE e LGPD vêm marcados). Ao lado de cada um aparece a última emissão.
- Toque em "Gerar termos selecionados". O sistema confere cadastro, plano e idade, e avisa o que falta.
- Se já houve emissão, escolha: nova emissão (número novo, dados de hoje) ou 2ª via (o documento original, mesmo que o cadastro tenha mudado).
- Os PDFs descem juntos. Imprima, colha as assinaturas e arquive.
- Menor de idade: assina o responsável e não sai Termo de Imagem. Sem nome ou CPF do responsável, os termos não saem: a janela "Falta o responsável legal" tem "Abrir o cadastro".
- Se o registro do termo não gravar, o PDF não é gerado. Se o serviço de PDF não responder, use o 🖨, que gera o mesmo documento pelo navegador.
- O contrato sai com o endereço da unidade onde o plano foi vendido. Campo vazio no cadastro sai como linha em branco, depois de confirmação; sem data de nascimento, a tela avisa que o termo sairia como de maior de idade.
Pacientes, planos, atendimentos e notas
Cadastrar um paciente
O que éA ficha do paciente, que alimenta a agenda, o registro e os termos.
Como usar- Abra o cadastro: pela agenda (paciente novo), na busca do Registrar ("+ Cadastrar como novo paciente") ou em Pacientes › + Cadastrar paciente.
- Preencha nome, CPF, WhatsApp e canal de origem (obrigatórios) e, se possível, nascimento, RG, telefone, profissão e e-mail.
- Digite o CEP: rua, bairro, cidade e UF vêm sozinhos. Complete número e complemento.
- Menor de 18 anos: preencha nome e CPF do responsável legal.
- Canal de origem (e o nome da parceria, quando houver), queixa principal e quiropraxista. Salve.
- O sistema recusa CPF inválido, CPF já cadastrado e nome idêntico ao de outro paciente.
- A barra de cadastro mostra quanto está completo e quais campos faltam para os termos.
- Se o cadastro fechar no meio, o rascunho volta, mas sem CPF, RG, e-mail e endereço: esses se digitam de novo.
Pacientes
O que éA lista de pacientes em ordem alfabética, com plano, canal, contato, queixa e última sessão.
Como usar- Busque pelo nome; use "Registrar sessão" ou "Editar".
Planos
O que éOs pacotes de cada paciente: usadas/total, restantes, situação, NF e pagamento.
Como usar- A lista abre em Ativos. Troque para Todos, Concluídos ou Não renovados (terminou e não renovou).
- Ordene por nome, restantes ou última sessão, ou busque o paciente.
- Editar corrige sessões, abertura, valor, prazo e forma de pagamento (inclusive dividida).
- ✓ NF emitida marca a nota do plano. Concluir plano encerra; antes da última sessão, pede o motivo.
- Conflitos lista o que merece conferência (veja abaixo).
- Exporte o CSV, se precisar.
- A contagem sai das sessões ligadas ao plano. Ninguém soma à mão.
- O total de sessões não pode ficar abaixo das já usadas. Conflitos só aponta, não corrige.
Conflitos dos planos
O que éOs planos que merecem conferência. O painel só aponta; não corrige nada sozinho.
Como usar- Em Planos, toque em Conflitos e, se quiser, filtre o tipo.
- Múltiplos ativos: conclua, com motivo, o plano que já terminou, ou justifique os dois.
- Excedidos: mais sessões que o contratado. Veja se falta registrar uma renovação.
- Ativos esgotados: todas as sessões usadas e ainda ativo. Renove ou conclua.
- Concluídos incompletos: encerrado antes da última sessão, sem plano seguinte. Reabra ou registre o motivo.
- Sem plano vinculado: Retorno Pacote sem plano. Abra o atendimento e escolha o plano.
- Sessão no plano errado? uma sessão passou do contratado num plano enquanto outro plano do mesmo paciente já estava aberto naquela data. O painel diz qual atendimento e para qual plano ele provavelmente pertence: abra o atendimento e troque o plano. É o caso em que o plano novo aparece com uma sessão a menos.
- Evolução sem atendimento: o quiropraxista escreveu a evolução no prontuário, mas a sessão não foi registrada aqui. Ela não conta no pacote até ser registrada. Toque em "Registrar a sessão": o paciente e a data já vêm preenchidos. Lista a partir de 15/07/2026; as antigas, da importação, aparecem só como número.
- Numeração incompleta: falta um número de sessão ou há sessão sem número. A contagem está certa; só a tela confunde. Edite qualquer atendimento do plano, sem mudar nada, e ele renumera.
- Compartilhado/familiar: plano usado por mais de um paciente. Combine a regra com a gestão.
- Contagem divergente e Numeração repetida são com o administrador, que recalcula ou renumera o plano.
- A conta de sessões é a mesma do sistema antigo, linha por linha (revisão de 29/09/2026). Quando um número parece errado, quase sempre é uma sessão registrada no plano errado, ou não registrada — nunca a fórmula.
Corrigir ou cancelar um atendimento
O que éA lista de Atendimentos, onde se acha e se corrige qualquer registro.
Como usar- Em Atendimentos, filtre mês, dia, quiropraxista, tipo (inclusive Renovação) ou canal, ou busque pelo nome (procura em todos os meses).
- Editar: data, quiropraxista, unidade, tipo, plano, desconto de sessão, valor, pagamento, NF e observação. A tela mostra o impacto no plano.
- Ou Cancelar registro: escreva o motivo na janela. Se havia plano, a sessão volta para ele.
- Nada é apagado: o cancelado fica riscado, com o motivo, e sai dos totais. Cada mudança guarda o usuário de quem entrou.
- "Pagamento a conferir" (etiqueta âmbar): a divisão gravada não fecha com o total. Abra, confira as partes e salve de novo.
- O total no topo e o CSV são exatamente o recorte da tela.
- O CSV abre direto no Excel, em colunas. A coluna "Conta no faturamento" diz o que soma no Faturamento: filtre "Sim" e some "Valor (R$)". Cancelados, faltas e no-show vêm identificados em "Situação" e "Registro".
Fechar o plano depois
O que éPara quando a avaliação (ou o Retorno Pacote da renovação) foi lançada sem o pacote.
Como usar- Em Atendimentos, abra o Editar daquele atendimento.
- No quadro "Venda do pacote", responda "Fechou plano?" com Sim.
- Preencha como no Registrar: sessões, valor, forma de pagamento do plano, prazo, NF, observação e se a avaliação foi a 1ª sessão.
- O valor pago naquele dia vai em "Valor total", no pagamento de cima: é ele que conta no faturamento.
- Toque em "Fechar plano e salvar", leia o resumo e confirme.
- O plano nasce com a data do atendimento. Com "Sim" marcado, data, tipo, quiropraxista e vínculo ficam travados: para mudá-los, salve antes sem fechar o plano.
- Não fecha em registro cancelado, em atendimento que já fechou plano, nem com outro plano ativo sem justificativa.
- Retornos lançados como Avulso depois dessa data não passam para o plano sozinhos: o resumo avisa, e cada um se corrige no Editar.
Notas fiscais
O que éAs notas a emitir, de atendimentos e de planos.
Como usar- A lista abre nas pendentes (há também Todos e Emitidas).
- Filtre a origem: atendimentos, planos ou os dois.
- Emitiu? Toque em "✓ Marcar emitida". Há também ordem, busca pelo paciente e CSV.
- A NF do pacote é do plano; a da sessão avulsa ou da avaliação é do atendimento.
Regras de sessão
O sistema conta as sessões do plano sozinho, pelos atendimentos ligados a ele. Salvar, editar ou cancelar um atendimento refaz a conta. Marcar na agenda não consome nada.
| Registro | Consome sessão? |
|---|---|
| Retorno Pacote realizado | Consome precisa de um plano escolhido |
| Falta | Depende só quando marcada para descontar |
| Avaliação | Depende só quando é a 1ª sessão do plano vendido nela |
| No-show | Não consome |
| Cancelamento prévio | Não consome e não vira atendimento |
| Retorno Avulso | Não consome é pago à parte |
| Pagamento e renovação | Não consome |
| Registro cancelado | Devolve a sessão volta para o plano |
Na renovação, a sessão do dia pertence ao plano anterior e o novo nasce 0/X. Exceções: avaliação marcada como 1ª sessão, e paciente sem plano ativo (o anterior já acabou); nos dois casos o novo nasce 1/X. Pacote esgotado não aceita mais uma sessão: renove antes.
Rotinas
Começar o dia
Como usar- Abra a Agenda na visão Dia; filtre a unidade, se precisar.
- Na visão A confirmar, diga quem é o paciente de cada horário sem selo.
- Confirme a presença: Pedir pelo WhatsApp ou Liguei; depois, Confirmou ou Não vem.
- Na chegada, "Registrar atendimento" leva ao formulário preenchido.
Fechar o mês
Como usar- Atendimentos: filtre o mês, confira o total e os cancelados. Exporte o CSV, se precisar.
- Notas fiscais: em Pendentes, marque as emitidas até zerar.
- Planos: veja os Não renovados e abra Conflitos.
- Resumo do mês: leia faturamento, conversão e renovação, por quiropraxista e por unidade.
- Corrija o que precisar em Atendimentos: os números se refazem sozinhos.
Chamar de volta um paciente inativo
O que éA lista de Reativação (Indicadores › Retenção): quem está há 60 dias ou mais sem voltar, quem mais já gastou primeiro.
Como usar- Filtre por faixa (esfriando, frio, dormente, perdido), por quem já comprou pacote e pelo último contato. Os filtros se somam: o número de cada opção já conta os outros filtros ligados.
- Confira o último contato ("Nunca contatado", "Aguardando resposta", "Respondeu", "Agendou" ou "Descartado"), com data e quem falou.
- Toque no WhatsApp: a conversa abre com uma saudação pronta.
- Toque em Registrar contato, escolha como foi e, se quiser, escreva uma observação.
- Agendou? Marque pela Agenda, como sempre.
- Cada tentativa é uma linha nova: o histórico fica. Se a linha mostrar "Registrando…" em âmbar, espere; não registre de novo.
- "Não carregado" quer dizer que a lista de contatos não veio agora, não que ninguém foi chamado. O financeiro vê, mas não registra.
- Lista menor que o total? Há filtro ligado: o rodapé diz qual, e "Ver todos" volta para a lista inteira.
Resumo do mês e Indicadores
Resumo do mês
O que éNove números do mês, na gestão: Faturamento, Atendimentos, Ticket médio, Conversão, Avaliações, Taxa de renovação, Pacientes atendidos, Planos ativos e Fidelização.
Como usar- Escolha mês, dia, quiropraxista e unidade. A tela abre sempre no mês de hoje; um mês que já tem horário marcado continua no seletor.
- Toque no "i" do cartão para ver o que o número mostra.
- Toque no número para abrir o histórico de 13 meses.
- Sem base para calcular, o número mostra "—", nunca 0%.
- Mês em andamento é parcial, e as comparações são feitas no mesmo ponto do mês.
- O cálculo de cada número está logo abaixo.
Indicadores
O que éA análise mais funda, em abas: Visão Geral, Aquisição, Operação, Retenção, Satisfação, Financeiro e Métricas (o dicionário). Remuneração só aparece para o administrador.
Como usar- Escolha o período (mês, 3, 6 ou 12 meses, ano ou tudo), a unidade e o quiropraxista no topo.
- Troque de aba para cada assunto.
- Onde um filtro não vale para a aba, ele não é oferecido, e a tela diz por quê.
Como cada número é calculado
Regras que valem para todos
- Sem base, "—"
- Sem avaliação, sem pacote concluído ou sem ninguém no mês anterior, o número mostra "—". Zero só aparece quando foi medido zero.
- Comparação
- No Resumo, cada número compara com o mês anterior e com a média dos 6 meses anteriores (mês sem base fica fora da média). Nos Indicadores, a comparação é com o período anterior de mesma duração: verde melhorou, vermelho piorou, cinza variou menos de 1%. Em faltas e na taxa de cartão, cair é bom.
- Mês parcial
- No mês em andamento, a faixa "Mês parcial" diz em que dia útil o mês está. O mês anterior e a média de 6 meses são cortados no mesmo dia útil, para comparar igual com igual ("no mesmo ponto do mês"). A faixa projeta o faturamento de fechamento pelo ritmo dos dias úteis. Na visão de um dia não há comparação.
- Filtros de quiropraxista e unidade
- O atendimento é de quem atendeu e da unidade onde aconteceu. O plano é atribuído pela venda (veja Planos ativos). O que não tem atribuição fica fora do filtro, e a tela diz quantos são.
Resumo do mês
- Faturamento
- Soma do que foi pago nos atendimentos do mês: sessões, avaliações, avulsos e o atendimento em que o plano foi pago. O valor do plano é o do contrato e não entra de novo: contaria em dobro, porque o pagamento do plano já está no atendimento em que ele foi fechado. Cancelamento prévio e registros cancelados ficam fora.
- Atendimentos
- Sessões realizadas no mês: avaliações, retornos de pacote e avulsos. Não conta falta, no-show nem cancelados.
- Ticket médio
- O mesmo Faturamento acima ÷ atendimentos do mês. O pacote pago à vista entra inteiro no mês da venda, então o valor sobe em mês de muita venda: é receita por sessão, não o preço da sessão.
- Conversão
- Das avaliações realizadas no mês, quantas viraram pacote — no mesmo dia ou depois, sem prazo.
- O pacote conta para a avaliação mais recente do paciente antes dele. Cada avaliação conta uma vez: a renovação depois não a converte de novo.
- Fechar o pacote no retorno seguinte, até em outro mês, é conversão daquela avaliação (antes virava "renovação").
- O mês em curso e os recentes ainda podem subir: quem avaliou agora pode fechar depois. Por isso o card do mês atual diz "ainda pode subir" em vez de comparar.
- Com filtro, a conversão é de quem fez a avaliação e da unidade onde ela aconteceu.
- Antes de 15/07/2026, sem pacote achado, vale a marcação antiga "Fechou plano".
- Avaliações
- Avaliações realizadas no mês. A reavaliação de quem já foi paciente também conta. Embaixo do número, a tela separa novas (a primeira avaliação daquele paciente na clínica) de reavaliações (da segunda em diante): "novas" é o que mede a entrada de pacientes. Sem avaliação no mês, "—". Pacientes novos (cadastro) estão nos Indicadores.
- Taxa de renovação
- Dos pacotes que terminaram no mês, quantos tiveram pacote seguinte — antes de terminar ou depois, sem prazo. Nunca passa de 100%.
- Terminar é o que vier primeiro: a última sessão do pacote, o encerramento gravado ou a abertura do pacote seguinte.
- Pacote seguinte é o que aponta para ele como anterior. Nos registros sem esse vínculo (os antigos, ou a volta por nova avaliação), é o próximo pacote do mesmo paciente.
- Quem renova antes da última sessão conta no mês em que renovou. Quem termina em julho e volta em novembro conta em julho, como renovado.
- Pacote abandonado no meio, sem encerramento, ainda não terminou e não entra. O primeiro pacote de alguém não é renovação.
- O mês em curso e os recentes ainda podem subir. O card do mês atual diz "ainda pode subir" em vez de comparar.
- Com filtro, a renovação é de quem vendeu o pacote que terminou (a mesma regra de Planos ativos); sem atribuição, aparece à parte.
- Até 25/09/2026 a conta era "renovações lançadas no mês ÷ pacotes que chegaram à última sessão no mês": grupos diferentes, e a taxa chegou a passar de 100%. Os meses passados mudaram uma vez com a correção.
- "N parados", ao lado: planos com sessões sobrando, sem sessão há 30 dias ou mais e sem horário marcado (plano que nunca teve sessão conta pela data de abertura). É a situação de hoje, mesmo olhando um mês passado: o abandono no meio do pacote não aparece na taxa, e aparece aqui. "0 parados" é contado de verdade; com filtro, o plano sem quiro ou unidade fica de fora e a tela diz quantos são.
- Pacientes atendidos
- Pacientes diferentes com pelo menos um atendimento no mês. Não é o mesmo que "Pacientes com plano ativo" dos Indicadores.
- Planos ativos
- A carteira no fim do mês: planos abertos até o último dia do mês que, naquela data, ainda não tinham chegado à última sessão.
- Mês passado usa o saldo do fim daquele mês, não o de hoje.
- No mês atual, conta só o que já aconteceu: um horário marcado para amanhã ainda não gastou sessão, e o plano só deixa de ser ativo quando a última sessão acontece de fato.
- Plano encerrado conta até a data do encerramento: na renovação, a abertura do plano novo; no encerramento manual, a data gravada (nos encerrados antes de 25/09/2026, sem data, vale a última sessão). Plano cancelado sai pela situação de hoje.
- O número grande conta planos; o subtítulo, pacientes. Quem renovou antes de concluir tem 2 planos e conta como 1 paciente. Esse número de pacientes é o "Pacientes com plano ativo" dos Indicadores.
- Filtro de quiropraxista: o plano é de quem o vendeu; sem isso, de quem fez a maioria das sessões; sem isso, o quiropraxista do cadastro. Filtro de unidade: a unidade da venda; sem ela, a da maioria das sessões.
- O que não se encaixa aparece como "N sem atribuição" no subtítulo e não entra no número de ninguém.
- Fidelização
- Dos pacientes atendidos no mês anterior que ainda tinham plano em curso no fim dele (os esperados de volta), quantos voltaram neste mês. Quem concluiu o tratamento não conta: concluir não é abandono. Quem voltou sem ser esperado entra na base, e o número nunca passa de 100%. O mês anterior conta inteiro; no histórico, os meses passados são fechados e não mudam. No mês atual o card diz "ainda pode subir", como Conversão e Renovação: os esperados vão voltando ao longo do mês.
- Histórico de 13 meses
- Abre ao tocar no número. Os 12 meses anteriores são o mês fechado e não mudam de um dia para o outro. O mês atual, parcial, aparece hachurado e marcado ◐. "Melhor" e "menor mês fechado" só olham meses fechados.
- Conversão, Taxa de renovação e Fidelização têm dois gráficos. Em cima, "quantos": a coluna clara é a base (avaliações, pacotes que terminaram, esperados) e a forte, quantos fecharam, renovaram ou voltaram. Embaixo, a taxa, sempre de 0 a 100%. Ponto vazado: mês parcial ou base menor que 5 — vale menos.
- Ticket médio é uma linha; os demais, colunas.
- Mês sem base não vira barra nem ponto, e a linha da taxa se interrompe ali.
- "Ver os 13 meses" abre a tabela com todos os valores. O balão de cada mês abre com o mouse, o toque ou o Tab.
- A média 6m de uma taxa soma os 6 meses (total que renovou ÷ total que terminou), para um mês pequeno não pesar igual a um grande. A variação de uma taxa é em pontos (p.p.): de 20% para 30% é "↑ 10 p.p.".
- Gráficos
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- Faturamento: os 12 meses do calendário até o mês de hoje. O mês de hoje vai até hoje, como o card, e aparece hachurado. Mês sem nenhum registro mostra "—", não zero.
- Tipos de atendimento: as sessões realizadas por tipo, com falta e no-show em linhas próprias (em cinza). Pagamento e renovação comercial não entram.
- Canal de origem: avaliações realizadas no mês pelo canal do paciente. A partir do 7º canal, junta em "Outros"; "Não informado" vai por último, em cinza.
- Mix de pagamento: valor e % por forma, fechando com o Faturamento, com crédito à vista e parcelado separados. Pagamento dividido entra parte por parte; o "a conferir" entra pela forma gravada, com aviso.
Indicadores
- Período e histórico inteiro
- O período (mês, 3, 6 ou 12 meses, ano ou tudo) vai do início até hoje: agendamento futuro não entra em número nenhum. A comparação é com o mesmo pedaço do período anterior: no mês, o mês passado até o mesmo dia útil (segunda a sábado; domingo não conta e feriado conta — a mesma régua do Resumo do mês); em 3, 6 e 12 meses e no ano, as mesmas datas do período anterior; em "tudo", não há comparação. Taxas comparam em pontos (p.p.). LTV, pacientes sumidos e NFs pendentes usam sempre o histórico inteiro, até hoje.
- Filtros
- Atendimento: quem atendeu e onde. Plano: a mesma atribuição de Planos ativos. Paciente: a unidade do último atendimento e o quiropraxista do cadastro. Plano sem atribuição sai do número, e a tela diz quantos são.
- Visão Geral
- Faturamento, Atendimentos e Ticket médio com a mesma conta do Resumo. Pacientes com plano ativo: pacientes diferentes com plano em curso (não cancelado, não encerrado, com sessão restante); um horário marcado para amanhã ainda não gastou sessão — contam só as sessões feitas até hoje, como na Gestão. Faturamento mensal em colunas: o mês de hoje vai até hoje, hachurado; mês sem registro não vira coluna. O selo de tendência compara com o mês passado até o mesmo dia útil, e diz qual dia foi. Composição do atendimento: Falta e No-show são categorias próprias, fora de "Retorno Pacote"; categoria sem registro aparece "—". Distribuição semanal: cada quadrado é a média de sessões realizadas naquele dia da semana no período (total do dia ÷ quantas vezes o dia ocorreu): um mês com cinco segundas não "enche" a segunda; dia que não houve no período aparece "—".
- Aquisição
- Novos pacientes: cadastrados no período, comparados com um período do mesmo tamanho. Conversão: a mesma do Resumo, por coorte e sem prazo (meta 50%). Por canal, "3 de 5 · 60%"; canal com menos de 5 avaliações aparece apagado (vale pouco). Avaliações sem fechamento: as que ainda não viraram pacote. Canal registrado: % dos novos com canal preenchido (meta 100%). Origem: barras por canal, "Outros" para a cauda, "Não registrado" por último. CAC é simulação: R$ 2.000 fixos de verba por mês ÷ pacientes vindos de Instagram e Google; o gasto real não é medido.
- Operação
- Sessões de pacote: retornos de pacote que descontaram sessão. Faltas e no-show: faltas mais no-shows ÷ (sessões realizadas + faltas + no-shows), ou seja, da agenda que existiu, quanto se perdeu (meta abaixo de 10%). Carga por quiropraxista e evolução semanal: sessões realizadas; semana cortada pelo período aparece hachurada. Sessões por dia: sessões realizadas ÷ dias com pelo menos uma sessão. Intervalo entre sessões: média de dias entre retornos de pacote realizados do mesmo paciente, contando só intervalos de 1 a 29 dias (30 ou mais é pausa). Retornos previstos: previsão pelo ritmo de cada plano (última sessão + intervalo médio dele, entre 2 e 21 dias; sem histórico, 7), não a agenda marcada.
- Retenção
- Taxa de renovação: a mesma do Resumo, por coorte e sem prazo (meta 70%). Retenção em números: quatro números independentes (o antigo "funil" misturava grupos que não cabem um no outro). LTV médio: tudo o que cada paciente já pagou até hoje, na média entre eles; pagamento lançado com data futura só entra quando o dia chega. Pacientes sumidos: sem sessão realizada há 60 dias ou mais; o card diz quantos deles concluíram o pacote. NPS mostra quantas respostas; abaixo de 10, "amostra pequena". Penúltima sessão (em âmbar): planos com 2 sessões ou menos para acabar, a hora de falar de renovação. Na Reativação, pacote acima de 15 sessões ou paciente com mais de um pacote ativo aparece como "conferir": é lançamento a validar, não sessão a cobrar.
- Satisfação
- NPS: % de promotores (nota 9 ou 10) menos % de detratores (0 a 6), de −100 a +100; nota 7 ou 8 é neutro. Promotor tende a indicar e renovar; detrator pede contato logo, para entender e corrigir. Os envios vêm dos Disparos e da pesquisa oferecida no Registrar; as respostas chegam pelo link que o paciente abre. Médias de 1 a 5 para experiência, atendimento e melhora percebida; sem resposta, "—". Taxa de resposta: pacientes que responderam ÷ pacientes que receberam. A pesquisa não diz quem atendeu: com filtro, cada resposta vai para a unidade e o quiropraxista do último atendimento do paciente.
- Financeiro
- Faturamento bruto: o mesmo Faturamento. Taxa de cartão (estimada): parte paga em crédito × 3%, a taxa típica; a meta é renegociar a maquininha para 2,1%. NFs pendentes: atendimentos e planos com valor e nota por emitir; o card diz quantas passaram de 7 dias. A receber: parcelas de crédito parcelado ainda por vencer, contadas por mês do calendário desde a abertura, sem planos cancelados (estimativa); a lista soma exatamente o card ("e mais R$ X depois"). Mix de pagamento: barras com valor e %, fechando com o faturamento. Por unidade: pela unidade do atendimento. Em pagamento dividido, cada conta usa só a parte da forma certa.
- Remuneração (só administrador)
- Compara modelos de pagamento da equipe sobre a agenda real do período. O recomendado paga, por período, o maior entre uma garantia fixa (o custo de manter o quiropraxista à disposição) e um percentual da produção líquida. A comissão sai no fechamento do pacote, para quem avaliou; o bônus sai na conclusão do plano, e não na venda, para proteger a conduta clínica. O filtro de unidade vale para comissão e bônus, e a tela diz quantos planos sem unidade ficaram de fora. Planos cancelados continuam na comissão até haver decisão, e a tela diz quantos são e quanto pesam. As premissas se ajustam na tela e ficam salvas no navegador.
Administração
Três itens, só para o administrador, no menu e no Início. Cada um confere o perfil de novo ao abrir.
Dar acesso a alguém da equipe
O que éA Gestão de Acessos: quem entra, com que perfil e em que unidade.
Como usar- Menu › Administração › Acessos.
- Cadastre nome, usuário (em branco, vale o primeiro nome), apelido (para separar nomes iguais), e-mail, perfil e unidade (em branco: todas).
- Anote a senha provisória: ela aparece uma vez só. A tela diz se o e-mail com o cadastro saiu; se não saiu, entregue em mãos.
- A pessoa entra e cria a senha dela em até 72 horas.
- Nova senha gera outra provisória; Desativar derruba a sessão da pessoa na ação seguinte. Os dois perguntam antes.
- O último administrador ativo não pode ser desativado nem mudar de perfil: sem ele, ninguém reabre o sistema.
Entradas e tentativas
O que éO registro de toda entrada e toda tentativa, inclusive as recusadas. Nada é apagado.
Como usar- Em Acessos, abra a aba "Entradas e tentativas".
- Leia quando, quem, o que houve, de onde e o aparelho.
- A cidade é aproximada pelo endereço de internet (no celular, costuma aparecer a capital), consultada numa base do próprio servidor; o endereço não é enviado a ninguém. Olhe com atenção "Fora do Brasil".
- Em branco é não registrado: as linhas do sistema de reserva não têm "De onde" nem "Aparelho".
Alterações
O que éTudo o que foi mudado no sistema: quem fez, quando, em qual registro e o que mudou (antes e depois). É a resposta para "por que o faturamento do mês mudou?".
Como usar- Em Acessos, abra a aba "Alterações".
- Escolha o período (hoje, 7 dias, 30 dias ou este mês). Se quiser, digite o nome de quem fez ou o código do registro (por exemplo, ATD-260914-866) e toque em Buscar.
- Numa edição de atendimento ou de plano, "Antes → Depois" lista só os campos que mudaram, inclusive valor, data e forma de pagamento.
- Linhas em âmbar, "recuperação automática", são gravações que o sistema desfez sozinho. Merecem um olhar.
- Texto de prontuário e de evolução não aparece aqui: só dentro do prontuário do paciente. Documento, endereço, e-mail e telefone de paciente também ficam em branco nesta aba.
- A lista mostra as 300 alterações mais recentes; se houver mais, a tela diz quantas ficaram de fora — estreite o período. Nada é apagado.
- A saída por 4 horas sem uso fica em "Entradas e tentativas", como "saiu · sessão encerrada por 4 h sem uso".
Primeiro acesso da clínica
O que éA criação do primeiro administrador. Acontece uma vez só.
Como usar- A tela de entrada pede nome, usuário, e-mail e senha.
- Criado o administrador, abre a Gestão de Acessos para cadastrar a equipe.
Disparos
O que éA pesquisa de satisfação do mês, em massa.
Como usar- Escolha o mês e carregue.
- Cada paciente aparece como Pendente, Enviado, Respondida ou Sem WhatsApp; "Enviar" abre o WhatsApp. Os contadores fecham com o total de pacientes: Respondidas + Enviados (aguardando) + Pendentes + Sem WhatsApp.
- Os disparos saem daqui. Não use os Disparos da reserva (/antigo/): os dois gravam na mesma aba e a pesquisa iria duas vezes.
- A pesquisa de um paciente, logo depois de salvar no Registrar, continua com a recepção.
Remuneração
O que éO documento de remuneração e incentivos da equipe.
Atenção- Abre só com o login de administrador; com outro perfil, a tela diz que é do administrador. O conteúdo fica no servidor, não num arquivo público.
O que o sistema faz sozinho
| O que acontece | O que você vê e faz |
|---|---|
| Abre com o último dado | A tela abre na hora com o que já tinha (de até 8 horas antes), em âmbar e com a hora, enquanto busca o atual. CPF, RG, endereço e e-mail não ficam guardados no computador. |
| Fila de gravação | Se o servidor não responde, a gravação fica guardada e sai sozinha. Faixa âmbar: não preencha de novo. O formulário limpa, e o aviso verde vem quando gravar. |
| Recusa | Se o servidor recusar uma gravação, a faixa vermelha fica até alguém abrir, ver o conteúdo e o motivo, e refazer. Nada se descarta sozinho. |
| Sem duplicar | Cada gravação tem um número único: o reenvio não cria registro repetido. |
| Servidor lento | Em 12 segundos sem resposta, a tela avisa em âmbar e continua esperando sozinha. Não repita o que já fez. A tela de carregamento só aparece se a espera passar de 1 segundo. |
| Rascunho | Registro e cadastro se guardam enquanto você digita. Ao voltar, "Continuar de onde parou?" oferece restaurar. CPF, RG, e-mail e endereço não entram no rascunho. |
| Quem alterou | Correções, cancelamentos e edições de cadastro ficam registrados com o usuário de quem entrou. Quem consulta é o administrador. |
| Atualização | Os dados se renovam ao voltar para a aba e a cada 5 minutos. Com formulário aberto ou campo em uso, a atualização espera. |
| Planilha certa | Se a resposta não vier da planilha da clínica, a tela para antes de gravar ("O sistema parou antes de gravar") e manda usar o sistema de reserva. |
| Porta fechada | Sem login, o servidor não entrega nem grava nada. Ficam abertas só a entrada, o "esqueci a senha" e a pesquisa que o paciente responde. |
| Onde tudo roda | Servidor no Google Cloud, em São Paulo, ligado o dia inteiro, gravando na planilha DB_Axium. A reserva (app.axium.health/antigo/) grava na mesma planilha e só se usa se a gestão mandar. |
Glossário
- Plano (pacote)
- Conjunto de sessões vendido de uma vez (6, 12, 18 ou 24). "5/12" quer dizer 5 usadas de 12.
- Plano ativo e carteira
- Plano aberto, não cancelado, não encerrado e com sessão restante. A carteira é o conjunto dos planos ativos numa data.
- Renovação
- Fechar um plano novo no retorno da última sessão. Antes disso, é renovação antecipada.
- Falta, no-show e cancelamento prévio
- Falta desconta só se marcada; no-show nunca desconta; cancelamento prévio é o desmarcar com antecedência e não vira atendimento.
- PAC, TRM
- Número do cadastro do paciente (PAC-0000) e número de controle de cada termo emitido (TRM).
- Sem atribuição
- Plano que não dá para ligar a um quiropraxista ou unidade. Fica fora do filtro, e a tela diz quantos são.
- NPS, LTV, CAC, taxa de cartão
- Nota de recomendação; quanto um paciente já pagou na média; custo de trazer um paciente por anúncio; taxa da maquininha sobre o crédito (MDR).
- Sistema de reserva
- O sistema antigo, guardado em /antigo/ para o caso de o novo falhar. A fase paralela, em que os dois funcionaram juntos (23 a 27/09/2026), acabou com a virada.