Axium Quiropraxia

Gestão Clínica e Agenda

Manual da recepção, dos quiropraxistas e da gestão: onde fica cada coisa, o passo a passo das tarefas do dia e como cada número é calculado.

Começar

Desde 27/09/2026, app.axium.health é o sistema novo, com usuário e senha. O sistema antigo ficou como reserva em app.axium.health/antigo/, sem login, só para quando o principal parar: um de cada vez, e o que foi registrado num não se registra de novo no outro.

Entrar

O que é

Cada pessoa entra com o seu usuário e a sua senha, e alcança o que o seu perfil permite.

Como usar
  1. Abra app.axium.health (depois da virada) ou o endereço que a gestão passou.
  2. Escreva o usuário (não o e-mail) e a senha.
  3. Na primeira vez, troque a senha provisória por uma sua: pelo menos 10 caracteres, com letras e números.
  4. A tela volta para a página que você tinha pedido; sem página pedida, abre a gestão.
Atenção
  • A senha provisória vale 72 horas e só serve para essa troca.
  • Depois de 5 tentativas erradas seguidas, aquele usuário espera 15 minutos (ou o administrador gera uma senha nova).

Esqueci minha senha

O que é

Um link por e-mail para criar uma senha nova.

Como usar
  1. Na tela de entrada, escreva o seu usuário.
  2. Clique em "Esqueci minha senha".
  3. Abra o link do e-mail e escolha a senha nova.
Atenção
  • O link vale 1 hora e funciona uma vez só. Nada muda até ele ser usado.
  • Não chegou? Olhe o spam ou peça ao administrador uma senha provisória.

Menu

O que é

O mesmo menu lateral em todas as telas. No celular, abre pelo botão ☰.

Como usar
  1. Início fica fixo no alto.
  2. Operação: Agenda, Registrar, Pacientes, Planos, Atendimentos, Notas fiscais e Resumo do mês.
  3. Clínica: Prontuário. Gestão: Indicadores. Ajuda: Manuais e suporte.
  4. Administração (só administrador): Acessos, Disparos e Remuneração.
  5. Conta: a chave Tema escuro e Sair.
Atenção
  • O rodapé do menu mostra os números do dia, o selo de conexão, a fila e quem entrou.
  • Selo verde: dados de agora. Âmbar: servidor demorando ou último dado conhecido. Vermelho: falha.
  • A versão da tela e a do servidor têm números diferentes, e é normal: a compatibilidade se confere sozinha. Se a tela avisar que o servidor está numa versão mais antiga, dá para trabalhar; avise o administrador.

Sessão e Sair

O que é

O acesso acaba sozinho, para o balcão não ficar aberto para o próximo.

Como usar
  1. Ao terminar, use Sair, no fim do menu.
  2. Se a tela de entrada disser que a sessão acabou, entre de novo: ela volta para onde você estava.
Atenção
  • 4 horas sem uso (sem clicar, tocar, digitar nem rolar em nenhuma tela do sistema) encerram a sessão; 15 minutos antes, uma faixa âmbar avisa a hora do fim, com "Continuar conectado". Mesmo em uso, ela vence 12 horas depois do login. O que estava escrito no Registrar e no cadastro novo aparece em "Rascunhos não salvos" ao voltar.
  • Sair apaga deste computador os rascunhos, o último dado conhecido e a lista de pacientes guardada. As gravações na fila não se apagam: saem sozinhas.

Janela do sistema

O que é

Toda pergunta e todo aviso aparecem numa janela do próprio sistema.

Como usar
  1. Leia o botão antes de clicar: ele diz a ação ("Desmarcar", "Manter o horário").
  2. Quando há motivo obrigatório, escreva-o no campo da própria janela.
  3. Esc fecha só a janela; o painel de trás continua aberto.
Atenção
  • Quando a ação desfaz algo, o botão de desistir já vem escolhido: Enter sem ler não apaga nada.

Perfis

PerfilGravaProntuário clínicoAdministração
Administradorsim, em todas as unidadessimsim
Gestorsimsimnão
Quiropraxistasimsimnão
Recepçãosimnãonão
Financeironão, só consultanãonão

A unidade do cadastro da pessoa limita onde ela grava: atendimento de outra unidade é recusado. A consulta mostra a clínica inteira. Unidade em branco: todas. Quem decide é o servidor, a cada pedido: esconder um botão não é permissão.

Agenda

A Google Agenda da clínica dentro do sistema (menu › Agenda). O que se marca aqui vai para o Google; o que foi marcado direto no Google aparece aqui.

Ver a agenda

O que é

Os horários do dia, da semana ou do mês, com quem atende e em que unidade.

Como usar
  1. Escolha a visão: Dia, Semana, Mês, Lista ou A confirmar. As setas ‹ › andam; "Hoje" volta.
  2. Filtre por quiropraxista, tipo ou unidade, se precisar.
  3. Clique num horário para abrir o painel dele.
Atenção
  • Com filtro ligado, a tela diz quantos horários ficaram de fora. Horário marcado direto no Google fica "sem unidade" e sai quando se filtra por unidade.
  • Os números do topo fecham: horários marcados = confirmaram + aguardando resposta + não chamados + não vêm. Cancelados aparecem à parte.
  • Quem atende: o quiropraxista escolhido na marcação; sem ele, o da escala do dia; sem escala, "não informado". O sistema não chuta um nome.

Quem é o paciente

O que é

O selo ao lado do nome diz se o horário está ligado a um cadastro.

Como usar
  1. confirmado ou nome idêntico: segue sem perguntar.
  2. paciente novo (cinza): marcado sem cadastro; o cadastro é feito na chegada.
  3. Sem selo: responda "Quem é este paciente?" escolhendo entre os parecidos ou buscando pelo nome.
Atenção
  • O sistema nunca escolhe sozinho por nome parecido: pode ser outra pessoa. A visão A confirmar junta os horários sem selo.

Marcar um horário

O que é

Cria o horário na Google Agenda, já ligado ao paciente, à unidade e ao quiropraxista.

Como usar
  1. Toque em + Marcar, no topo da agenda.
  2. Escolha dia, hora, duração (30 min, 45 min, 1 hora ou 1h30), tipo e unidade.
  3. Quiropraxista: um nome, se o paciente pediu alguém; senão, "Pela escala do dia".
  4. Busque o paciente pelo nome e escolha na lista, conferindo o final do telefone, a idade e o número do cadastro.
  5. Toque em Marcar. A tela confere e avisa: "… marcado para 25/09/2026 às 09:00."
Atenção
  • Não achou? Procure de outro jeito (sobrenome, sem acento). Marcar como novo alguém que já veio cria um segundo cadastro na chegada.
  • Unidade é obrigatória; a última usada neste computador vem sugerida. O nome escolhido vale mais que a escala.
  • Se o sistema ainda não puder alterar a agenda ("hoje só lê"), a tela diz o que falta: marque direto no Google.

Paciente novo

O que é

Marca quem vem pela primeira vez, sem cadastro ainda.

Como usar
  1. Em + Marcar, toque em "Marcar como paciente novo".
  2. Escreva o nome e o WhatsApp com DDD. O tipo vira Avaliação (dá para trocar).
  3. Na chegada, "Registrar atendimento" abre o cadastro já com nome e WhatsApp.
  4. Complete o cadastro e salve: o horário fica ligado ao paciente e o Registrar abre com ele.
Atenção
  • O WhatsApp pode ficar em branco, mas é ele que permite pedir a confirmação de presença. Número incompleto não é completado pelo sistema: a mensagem iria para outra pessoa.
  • Se a ligação com o horário não gravar, o cadastro continua salvo: abra o horário e escolha o paciente em "Quem é".
  • Se o cadastro abrir sem os dados da marcação (outra aba), a tela avisa: cadastre pelo botão "Cadastrar paciente".

Confirmar presença

O que é

Anota no horário se o paciente vem.

Como usar
  1. No painel do horário, pergunte: Pedir pelo WhatsApp ou Liguei.
  2. Anote a resposta: Confirmou ou Não vem.
  3. Se o paciente avisou sem ninguém perguntar, use "já avisou?".
Atenção
  • "Ninguém pediu confirmação ainda" quer dizer que ninguém perguntou, não que o paciente recusou.
  • "Não vem" avisa que o horário pode ser liberado. Toda anotação tem desfazer.

Remarcar ou desmarcar

O que é

Muda o dia e a hora, ou cancela o horário.

Como usar
  1. Clique no horário na agenda.
  2. Remarcar: escolha dia e hora novos no painel. A duração continua a mesma.
  3. Desmarcar: a janela pergunta; "Desmarcar" cancela, "Manter o horário" desiste.
Atenção
  • O horário fica cancelado na Google Agenda, não apagado.
  • Se a resposta demorar, a tela recarrega a agenda e confere antes de dizer o que houve. Não marque de novo antes disso.

Da agenda ao registro

O que é

O botão dourado "Registrar atendimento", sempre no mesmo lugar do painel.

Como usar
  1. Com o paciente na recepção, abra o horário e toque em "Registrar atendimento".
  2. Paciente cadastrado: o Registrar abre com paciente, data, tipo, quiropraxista e unidade, e a faixa "Preenchido pela agenda".
  3. Paciente novo: o cadastro abre primeiro.
  4. Confira e salve.
Atenção
  • O botão aparece quando se sabe quem é o paciente. O registro segue as mesmas regras de sessão, plano e pagamento do Registrar.
  • A agenda diz o que estava marcado, não o que aconteceu. Tipo ou unidade que não existem no Registrar (Reavaliação, por exemplo) ficam para escolher.

Registrar

Onde se grava cada atendimento, com o plano e o pagamento (menu › Registrar).

Registrar um atendimento

O que é

Grava a sessão do dia e recalcula o saldo do plano.

Como usar
  1. Busque o paciente pelo nome (a partir de 2 letras) e escolha. Atalhos: / vai para a busca; Enter escolhe o primeiro.
  2. Confira a faixa do plano: sessões usadas e restantes (fica âmbar com 2 ou menos). Com mais de um plano ativo, escolha qual.
  3. Preencha data, quiropraxista, unidade e tipo (Avaliação, Retorno Pacote ou Retorno Avulso).
  4. Escolha o evento: Atendimento realizado, Falta, No-show ou Cancelamento prévio. Na falta, diga se desconta a sessão.
  5. Escolha a forma de pagamento e o valor. Retorno de pacote já vem com "Sem pagamento".
  6. Leia "Confira o impacto" e toque em "Confirmar e salvar" (ou volte e corrija).
  7. Depois de salvar, o sistema oferece enviar a pesquisa de satisfação pelo WhatsApp.
Atenção
  • O resumo avisa possível duplicata (atendimento do paciente na mesma data) e última sessão do plano: se o paciente vai continuar, marque "Fechou plano" para renovar.
  • O nº da sessão é calculado pelo sistema. O último quiropraxista e a última unidade usados aqui aparecem como sugestão; nada é preenchido sem clique.
  • Sessão sem registro: ao escolher o paciente, a faixa âmbar avisa quando o prontuário tem evolução numa data em que não há atendimento registrado. Essa sessão não conta no pacote. Toque na data para registrá-la.
  • Se você anotar o número da sessão na observação ("10/10") e ele for diferente do que o sistema conta, a confirmação avisa antes de salvar. Quase sempre é uma sessão anterior que não foi registrada.
  • A pesquisa não é oferecida de novo por 30 dias depois do envio, ou 90 depois da resposta, a não ser que você decida enviar mesmo assim.

Vender ou renovar um plano

O que é

"Fechou plano? Sim" no próprio registro do dia: é a venda ou a renovação do pacote.

Como usar
  1. Venda na avaliação: tipo Avaliação, "Fechou plano? Sim", sessões (6, 12, 18 ou 24) e valor. O plano nasce 0/X.
  2. Se a avaliação já foi a 1ª sessão, marque "1ª sessão na avaliação? Sim": o plano nasce 1/X.
  3. Renovação: no Retorno Pacote da última sessão, "Fechou plano? Sim". A sessão do dia fecha o plano anterior, e o novo nasce 0/X.
  4. Escolha a forma de pagamento de novo e informe o valor recebido.
Atenção
  • Renovação antecipada (antes da última sessão): o sistema avisa quantas sessões do plano anterior serão descartadas. O saldo não passa para o novo.
  • Paciente que volta depois de o plano acabar: Retorno Pacote com "Fechou plano? Sim". O novo nasce com a sessão de hoje, 1/X.
  • O prazo sai da tabela (até 6 sessões: 6 meses; acima: 12 meses) e vai para a cláusula 8ª do contrato. Segundo plano ativo pede confirmação e justificativa.

Pagamento em mais de uma forma

O que é

Quando o paciente paga uma parte de um jeito e o resto de outro (até 4 formas).

Como usar
  1. Toque em "Dividir em mais de uma forma" e informe o valor total.
  2. Em cada linha, a forma e quanto foi nela; "+ outra forma" acrescenta uma linha.
  3. Olhe quanto falta, embaixo: Salvar só libera quando as partes somam o total.
  4. Se o plano tem outro valor (avaliação e pacote pagos juntos), preencha também a divisão do pacote.
Atenção
  • O contrato sai com as partes ("R$ 500,00 via PIX e R$ 700,00 no cartão de crédito em 6x de R$ 116,67"); listas e planilhas mostram "PIX R$ 500 + Crédito 6x R$ 700".
  • Formas: Dinheiro, PIX, Débito, Crédito à vista, Crédito parcelado (2x a 12x) ou Sem pagamento. Escolher a forma é obrigatório.

Emitir contrato e termos

O que é

Contrato, TCLE, LGPD e Termo de Imagem, abaixo do formulário, cada um com número de controle (TRM).

Como usar
  1. Marque os termos (Contrato, TCLE e LGPD vêm marcados). Ao lado de cada um aparece a última emissão.
  2. Toque em "Gerar termos selecionados". O sistema confere cadastro, plano e idade, e avisa o que falta.
  3. Se já houve emissão, escolha: nova emissão (número novo, dados de hoje) ou 2ª via (o documento original, mesmo que o cadastro tenha mudado).
  4. Os PDFs descem juntos. Imprima, colha as assinaturas e arquive.
Atenção
  • Menor de idade: assina o responsável e não sai Termo de Imagem. Sem nome ou CPF do responsável, os termos não saem: a janela "Falta o responsável legal" tem "Abrir o cadastro".
  • Se o registro do termo não gravar, o PDF não é gerado. Se o serviço de PDF não responder, use o 🖨, que gera o mesmo documento pelo navegador.
  • O contrato sai com o endereço da unidade onde o plano foi vendido. Campo vazio no cadastro sai como linha em branco, depois de confirmação; sem data de nascimento, a tela avisa que o termo sairia como de maior de idade.

Pacientes, planos, atendimentos e notas

Cadastrar um paciente

O que é

A ficha do paciente, que alimenta a agenda, o registro e os termos.

Como usar
  1. Abra o cadastro: pela agenda (paciente novo), na busca do Registrar ("+ Cadastrar como novo paciente") ou em Pacientes › + Cadastrar paciente.
  2. Preencha nome, CPF, WhatsApp e canal de origem (obrigatórios) e, se possível, nascimento, RG, telefone, profissão e e-mail.
  3. Digite o CEP: rua, bairro, cidade e UF vêm sozinhos. Complete número e complemento.
  4. Menor de 18 anos: preencha nome e CPF do responsável legal.
  5. Canal de origem (e o nome da parceria, quando houver), queixa principal e quiropraxista. Salve.
Atenção
  • O sistema recusa CPF inválido, CPF já cadastrado e nome idêntico ao de outro paciente.
  • A barra de cadastro mostra quanto está completo e quais campos faltam para os termos.
  • Se o cadastro fechar no meio, o rascunho volta, mas sem CPF, RG, e-mail e endereço: esses se digitam de novo.

Pacientes

O que é

A lista de pacientes em ordem alfabética, com plano, canal, contato, queixa e última sessão.

Como usar
  1. Busque pelo nome; use "Registrar sessão" ou "Editar".

Planos

O que é

Os pacotes de cada paciente: usadas/total, restantes, situação, NF e pagamento.

Como usar
  1. A lista abre em Ativos. Troque para Todos, Concluídos ou Não renovados (terminou e não renovou).
  2. Ordene por nome, restantes ou última sessão, ou busque o paciente.
  3. Editar corrige sessões, abertura, valor, prazo e forma de pagamento (inclusive dividida).
  4. ✓ NF emitida marca a nota do plano. Concluir plano encerra; antes da última sessão, pede o motivo.
  5. Conflitos lista o que merece conferência (veja abaixo).
  6. Exporte o CSV, se precisar.
Atenção
  • A contagem sai das sessões ligadas ao plano. Ninguém soma à mão.
  • O total de sessões não pode ficar abaixo das já usadas. Conflitos só aponta, não corrige.

Conflitos dos planos

O que é

Os planos que merecem conferência. O painel só aponta; não corrige nada sozinho.

Como usar
  1. Em Planos, toque em Conflitos e, se quiser, filtre o tipo.
  2. Múltiplos ativos: conclua, com motivo, o plano que já terminou, ou justifique os dois.
  3. Excedidos: mais sessões que o contratado. Veja se falta registrar uma renovação.
  4. Ativos esgotados: todas as sessões usadas e ainda ativo. Renove ou conclua.
  5. Concluídos incompletos: encerrado antes da última sessão, sem plano seguinte. Reabra ou registre o motivo.
  6. Sem plano vinculado: Retorno Pacote sem plano. Abra o atendimento e escolha o plano.
  7. Sessão no plano errado? uma sessão passou do contratado num plano enquanto outro plano do mesmo paciente já estava aberto naquela data. O painel diz qual atendimento e para qual plano ele provavelmente pertence: abra o atendimento e troque o plano. É o caso em que o plano novo aparece com uma sessão a menos.
  8. Evolução sem atendimento: o quiropraxista escreveu a evolução no prontuário, mas a sessão não foi registrada aqui. Ela não conta no pacote até ser registrada. Toque em "Registrar a sessão": o paciente e a data já vêm preenchidos. Lista a partir de 15/07/2026; as antigas, da importação, aparecem só como número.
  9. Numeração incompleta: falta um número de sessão ou há sessão sem número. A contagem está certa; só a tela confunde. Edite qualquer atendimento do plano, sem mudar nada, e ele renumera.
  10. Compartilhado/familiar: plano usado por mais de um paciente. Combine a regra com a gestão.
Atenção
  • Contagem divergente e Numeração repetida são com o administrador, que recalcula ou renumera o plano.
  • A conta de sessões é a mesma do sistema antigo, linha por linha (revisão de 29/09/2026). Quando um número parece errado, quase sempre é uma sessão registrada no plano errado, ou não registrada — nunca a fórmula.

Corrigir ou cancelar um atendimento

O que é

A lista de Atendimentos, onde se acha e se corrige qualquer registro.

Como usar
  1. Em Atendimentos, filtre mês, dia, quiropraxista, tipo (inclusive Renovação) ou canal, ou busque pelo nome (procura em todos os meses).
  2. Editar: data, quiropraxista, unidade, tipo, plano, desconto de sessão, valor, pagamento, NF e observação. A tela mostra o impacto no plano.
  3. Ou Cancelar registro: escreva o motivo na janela. Se havia plano, a sessão volta para ele.
Atenção
  • Nada é apagado: o cancelado fica riscado, com o motivo, e sai dos totais. Cada mudança guarda o usuário de quem entrou.
  • "Pagamento a conferir" (etiqueta âmbar): a divisão gravada não fecha com o total. Abra, confira as partes e salve de novo.
  • O total no topo e o CSV são exatamente o recorte da tela.
  • O CSV abre direto no Excel, em colunas. A coluna "Conta no faturamento" diz o que soma no Faturamento: filtre "Sim" e some "Valor (R$)". Cancelados, faltas e no-show vêm identificados em "Situação" e "Registro".

Fechar o plano depois

O que é

Para quando a avaliação (ou o Retorno Pacote da renovação) foi lançada sem o pacote.

Como usar
  1. Em Atendimentos, abra o Editar daquele atendimento.
  2. No quadro "Venda do pacote", responda "Fechou plano?" com Sim.
  3. Preencha como no Registrar: sessões, valor, forma de pagamento do plano, prazo, NF, observação e se a avaliação foi a 1ª sessão.
  4. O valor pago naquele dia vai em "Valor total", no pagamento de cima: é ele que conta no faturamento.
  5. Toque em "Fechar plano e salvar", leia o resumo e confirme.
Atenção
  • O plano nasce com a data do atendimento. Com "Sim" marcado, data, tipo, quiropraxista e vínculo ficam travados: para mudá-los, salve antes sem fechar o plano.
  • Não fecha em registro cancelado, em atendimento que já fechou plano, nem com outro plano ativo sem justificativa.
  • Retornos lançados como Avulso depois dessa data não passam para o plano sozinhos: o resumo avisa, e cada um se corrige no Editar.

Notas fiscais

O que é

As notas a emitir, de atendimentos e de planos.

Como usar
  1. A lista abre nas pendentes (há também Todos e Emitidas).
  2. Filtre a origem: atendimentos, planos ou os dois.
  3. Emitiu? Toque em "✓ Marcar emitida". Há também ordem, busca pelo paciente e CSV.
Atenção
  • A NF do pacote é do plano; a da sessão avulsa ou da avaliação é do atendimento.

Regras de sessão

O sistema conta as sessões do plano sozinho, pelos atendimentos ligados a ele. Salvar, editar ou cancelar um atendimento refaz a conta. Marcar na agenda não consome nada.

RegistroConsome sessão?
Retorno Pacote realizadoConsome precisa de um plano escolhido
FaltaDepende só quando marcada para descontar
AvaliaçãoDepende só quando é a 1ª sessão do plano vendido nela
No-showNão consome
Cancelamento prévioNão consome e não vira atendimento
Retorno AvulsoNão consome é pago à parte
Pagamento e renovaçãoNão consome
Registro canceladoDevolve a sessão volta para o plano

Na renovação, a sessão do dia pertence ao plano anterior e o novo nasce 0/X. Exceções: avaliação marcada como 1ª sessão, e paciente sem plano ativo (o anterior já acabou); nos dois casos o novo nasce 1/X. Pacote esgotado não aceita mais uma sessão: renove antes.

Rotinas

Começar o dia

Como usar
  1. Abra a Agenda na visão Dia; filtre a unidade, se precisar.
  2. Na visão A confirmar, diga quem é o paciente de cada horário sem selo.
  3. Confirme a presença: Pedir pelo WhatsApp ou Liguei; depois, Confirmou ou Não vem.
  4. Na chegada, "Registrar atendimento" leva ao formulário preenchido.

Fechar o mês

Como usar
  1. Atendimentos: filtre o mês, confira o total e os cancelados. Exporte o CSV, se precisar.
  2. Notas fiscais: em Pendentes, marque as emitidas até zerar.
  3. Planos: veja os Não renovados e abra Conflitos.
  4. Resumo do mês: leia faturamento, conversão e renovação, por quiropraxista e por unidade.
  5. Corrija o que precisar em Atendimentos: os números se refazem sozinhos.

Chamar de volta um paciente inativo

O que é

A lista de Reativação (Indicadores › Retenção): quem está há 60 dias ou mais sem voltar, quem mais já gastou primeiro.

Como usar
  1. Filtre por faixa (esfriando, frio, dormente, perdido), por quem já comprou pacote e pelo último contato. Os filtros se somam: o número de cada opção já conta os outros filtros ligados.
  2. Confira o último contato ("Nunca contatado", "Aguardando resposta", "Respondeu", "Agendou" ou "Descartado"), com data e quem falou.
  3. Toque no WhatsApp: a conversa abre com uma saudação pronta.
  4. Toque em Registrar contato, escolha como foi e, se quiser, escreva uma observação.
  5. Agendou? Marque pela Agenda, como sempre.
Atenção
  • Cada tentativa é uma linha nova: o histórico fica. Se a linha mostrar "Registrando…" em âmbar, espere; não registre de novo.
  • "Não carregado" quer dizer que a lista de contatos não veio agora, não que ninguém foi chamado. O financeiro vê, mas não registra.
  • Lista menor que o total? Há filtro ligado: o rodapé diz qual, e "Ver todos" volta para a lista inteira.

Resumo do mês e Indicadores

Resumo do mês

O que é

Nove números do mês, na gestão: Faturamento, Atendimentos, Ticket médio, Conversão, Avaliações, Taxa de renovação, Pacientes atendidos, Planos ativos e Fidelização.

Como usar
  1. Escolha mês, dia, quiropraxista e unidade. A tela abre sempre no mês de hoje; um mês que já tem horário marcado continua no seletor.
  2. Toque no "i" do cartão para ver o que o número mostra.
  3. Toque no número para abrir o histórico de 13 meses.
Atenção
  • Sem base para calcular, o número mostra "—", nunca 0%.
  • Mês em andamento é parcial, e as comparações são feitas no mesmo ponto do mês.
  • O cálculo de cada número está logo abaixo.

Indicadores

O que é

A análise mais funda, em abas: Visão Geral, Aquisição, Operação, Retenção, Satisfação, Financeiro e Métricas (o dicionário). Remuneração só aparece para o administrador.

Como usar
  1. Escolha o período (mês, 3, 6 ou 12 meses, ano ou tudo), a unidade e o quiropraxista no topo.
  2. Troque de aba para cada assunto.
Atenção
  • Onde um filtro não vale para a aba, ele não é oferecido, e a tela diz por quê.

Como cada número é calculado

Regras que valem para todos

Sem base, "—"
Sem avaliação, sem pacote concluído ou sem ninguém no mês anterior, o número mostra "—". Zero só aparece quando foi medido zero.
Comparação
No Resumo, cada número compara com o mês anterior e com a média dos 6 meses anteriores (mês sem base fica fora da média). Nos Indicadores, a comparação é com o período anterior de mesma duração: verde melhorou, vermelho piorou, cinza variou menos de 1%. Em faltas e na taxa de cartão, cair é bom.
Mês parcial
No mês em andamento, a faixa "Mês parcial" diz em que dia útil o mês está. O mês anterior e a média de 6 meses são cortados no mesmo dia útil, para comparar igual com igual ("no mesmo ponto do mês"). A faixa projeta o faturamento de fechamento pelo ritmo dos dias úteis. Na visão de um dia não há comparação.
Filtros de quiropraxista e unidade
O atendimento é de quem atendeu e da unidade onde aconteceu. O plano é atribuído pela venda (veja Planos ativos). O que não tem atribuição fica fora do filtro, e a tela diz quantos são.

Resumo do mês

Faturamento
Soma do que foi pago nos atendimentos do mês: sessões, avaliações, avulsos e o atendimento em que o plano foi pago. O valor do plano é o do contrato e não entra de novo: contaria em dobro, porque o pagamento do plano já está no atendimento em que ele foi fechado. Cancelamento prévio e registros cancelados ficam fora.
Atendimentos
Sessões realizadas no mês: avaliações, retornos de pacote e avulsos. Não conta falta, no-show nem cancelados.
Ticket médio
O mesmo Faturamento acima ÷ atendimentos do mês. O pacote pago à vista entra inteiro no mês da venda, então o valor sobe em mês de muita venda: é receita por sessão, não o preço da sessão.
Conversão
Das avaliações realizadas no mês, quantas viraram pacote — no mesmo dia ou depois, sem prazo.
  • O pacote conta para a avaliação mais recente do paciente antes dele. Cada avaliação conta uma vez: a renovação depois não a converte de novo.
  • Fechar o pacote no retorno seguinte, até em outro mês, é conversão daquela avaliação (antes virava "renovação").
  • O mês em curso e os recentes ainda podem subir: quem avaliou agora pode fechar depois. Por isso o card do mês atual diz "ainda pode subir" em vez de comparar.
  • Com filtro, a conversão é de quem fez a avaliação e da unidade onde ela aconteceu.
  • Antes de 15/07/2026, sem pacote achado, vale a marcação antiga "Fechou plano".
Avaliações
Avaliações realizadas no mês. A reavaliação de quem já foi paciente também conta. Embaixo do número, a tela separa novas (a primeira avaliação daquele paciente na clínica) de reavaliações (da segunda em diante): "novas" é o que mede a entrada de pacientes. Sem avaliação no mês, "—". Pacientes novos (cadastro) estão nos Indicadores.
Taxa de renovação
Dos pacotes que terminaram no mês, quantos tiveram pacote seguinte — antes de terminar ou depois, sem prazo. Nunca passa de 100%.
  • Terminar é o que vier primeiro: a última sessão do pacote, o encerramento gravado ou a abertura do pacote seguinte.
  • Pacote seguinte é o que aponta para ele como anterior. Nos registros sem esse vínculo (os antigos, ou a volta por nova avaliação), é o próximo pacote do mesmo paciente.
  • Quem renova antes da última sessão conta no mês em que renovou. Quem termina em julho e volta em novembro conta em julho, como renovado.
  • Pacote abandonado no meio, sem encerramento, ainda não terminou e não entra. O primeiro pacote de alguém não é renovação.
  • O mês em curso e os recentes ainda podem subir. O card do mês atual diz "ainda pode subir" em vez de comparar.
  • Com filtro, a renovação é de quem vendeu o pacote que terminou (a mesma regra de Planos ativos); sem atribuição, aparece à parte.
  • Até 25/09/2026 a conta era "renovações lançadas no mês ÷ pacotes que chegaram à última sessão no mês": grupos diferentes, e a taxa chegou a passar de 100%. Os meses passados mudaram uma vez com a correção.
  • "N parados", ao lado: planos com sessões sobrando, sem sessão há 30 dias ou mais e sem horário marcado (plano que nunca teve sessão conta pela data de abertura). É a situação de hoje, mesmo olhando um mês passado: o abandono no meio do pacote não aparece na taxa, e aparece aqui. "0 parados" é contado de verdade; com filtro, o plano sem quiro ou unidade fica de fora e a tela diz quantos são.
Pacientes atendidos
Pacientes diferentes com pelo menos um atendimento no mês. Não é o mesmo que "Pacientes com plano ativo" dos Indicadores.
Planos ativos
A carteira no fim do mês: planos abertos até o último dia do mês que, naquela data, ainda não tinham chegado à última sessão.
  • Mês passado usa o saldo do fim daquele mês, não o de hoje.
  • No mês atual, conta só o que já aconteceu: um horário marcado para amanhã ainda não gastou sessão, e o plano só deixa de ser ativo quando a última sessão acontece de fato.
  • Plano encerrado conta até a data do encerramento: na renovação, a abertura do plano novo; no encerramento manual, a data gravada (nos encerrados antes de 25/09/2026, sem data, vale a última sessão). Plano cancelado sai pela situação de hoje.
  • O número grande conta planos; o subtítulo, pacientes. Quem renovou antes de concluir tem 2 planos e conta como 1 paciente. Esse número de pacientes é o "Pacientes com plano ativo" dos Indicadores.
  • Filtro de quiropraxista: o plano é de quem o vendeu; sem isso, de quem fez a maioria das sessões; sem isso, o quiropraxista do cadastro. Filtro de unidade: a unidade da venda; sem ela, a da maioria das sessões.
  • O que não se encaixa aparece como "N sem atribuição" no subtítulo e não entra no número de ninguém.
Fidelização
Dos pacientes atendidos no mês anterior que ainda tinham plano em curso no fim dele (os esperados de volta), quantos voltaram neste mês. Quem concluiu o tratamento não conta: concluir não é abandono. Quem voltou sem ser esperado entra na base, e o número nunca passa de 100%. O mês anterior conta inteiro; no histórico, os meses passados são fechados e não mudam. No mês atual o card diz "ainda pode subir", como Conversão e Renovação: os esperados vão voltando ao longo do mês.
Histórico de 13 meses
Abre ao tocar no número. Os 12 meses anteriores são o mês fechado e não mudam de um dia para o outro. O mês atual, parcial, aparece hachurado e marcado ◐. "Melhor" e "menor mês fechado" só olham meses fechados.
  • Conversão, Taxa de renovação e Fidelização têm dois gráficos. Em cima, "quantos": a coluna clara é a base (avaliações, pacotes que terminaram, esperados) e a forte, quantos fecharam, renovaram ou voltaram. Embaixo, a taxa, sempre de 0 a 100%. Ponto vazado: mês parcial ou base menor que 5 — vale menos.
  • Ticket médio é uma linha; os demais, colunas.
  • Mês sem base não vira barra nem ponto, e a linha da taxa se interrompe ali.
  • "Ver os 13 meses" abre a tabela com todos os valores. O balão de cada mês abre com o mouse, o toque ou o Tab.
  • A média 6m de uma taxa soma os 6 meses (total que renovou ÷ total que terminou), para um mês pequeno não pesar igual a um grande. A variação de uma taxa é em pontos (p.p.): de 20% para 30% é "↑ 10 p.p.".
Gráficos
  • Faturamento: os 12 meses do calendário até o mês de hoje. O mês de hoje vai até hoje, como o card, e aparece hachurado. Mês sem nenhum registro mostra "—", não zero.
  • Tipos de atendimento: as sessões realizadas por tipo, com falta e no-show em linhas próprias (em cinza). Pagamento e renovação comercial não entram.
  • Canal de origem: avaliações realizadas no mês pelo canal do paciente. A partir do 7º canal, junta em "Outros"; "Não informado" vai por último, em cinza.
  • Mix de pagamento: valor e % por forma, fechando com o Faturamento, com crédito à vista e parcelado separados. Pagamento dividido entra parte por parte; o "a conferir" entra pela forma gravada, com aviso.

Indicadores

Período e histórico inteiro
O período (mês, 3, 6 ou 12 meses, ano ou tudo) vai do início até hoje: agendamento futuro não entra em número nenhum. A comparação é com o mesmo pedaço do período anterior: no mês, o mês passado até o mesmo dia útil (segunda a sábado; domingo não conta e feriado conta — a mesma régua do Resumo do mês); em 3, 6 e 12 meses e no ano, as mesmas datas do período anterior; em "tudo", não há comparação. Taxas comparam em pontos (p.p.). LTV, pacientes sumidos e NFs pendentes usam sempre o histórico inteiro, até hoje.
Filtros
Atendimento: quem atendeu e onde. Plano: a mesma atribuição de Planos ativos. Paciente: a unidade do último atendimento e o quiropraxista do cadastro. Plano sem atribuição sai do número, e a tela diz quantos são.
Visão Geral
Faturamento, Atendimentos e Ticket médio com a mesma conta do Resumo. Pacientes com plano ativo: pacientes diferentes com plano em curso (não cancelado, não encerrado, com sessão restante); um horário marcado para amanhã ainda não gastou sessão — contam só as sessões feitas até hoje, como na Gestão. Faturamento mensal em colunas: o mês de hoje vai até hoje, hachurado; mês sem registro não vira coluna. O selo de tendência compara com o mês passado até o mesmo dia útil, e diz qual dia foi. Composição do atendimento: Falta e No-show são categorias próprias, fora de "Retorno Pacote"; categoria sem registro aparece "—". Distribuição semanal: cada quadrado é a média de sessões realizadas naquele dia da semana no período (total do dia ÷ quantas vezes o dia ocorreu): um mês com cinco segundas não "enche" a segunda; dia que não houve no período aparece "—".
Aquisição
Novos pacientes: cadastrados no período, comparados com um período do mesmo tamanho. Conversão: a mesma do Resumo, por coorte e sem prazo (meta 50%). Por canal, "3 de 5 · 60%"; canal com menos de 5 avaliações aparece apagado (vale pouco). Avaliações sem fechamento: as que ainda não viraram pacote. Canal registrado: % dos novos com canal preenchido (meta 100%). Origem: barras por canal, "Outros" para a cauda, "Não registrado" por último. CAC é simulação: R$ 2.000 fixos de verba por mês ÷ pacientes vindos de Instagram e Google; o gasto real não é medido.
Operação
Sessões de pacote: retornos de pacote que descontaram sessão. Faltas e no-show: faltas mais no-shows ÷ (sessões realizadas + faltas + no-shows), ou seja, da agenda que existiu, quanto se perdeu (meta abaixo de 10%). Carga por quiropraxista e evolução semanal: sessões realizadas; semana cortada pelo período aparece hachurada. Sessões por dia: sessões realizadas ÷ dias com pelo menos uma sessão. Intervalo entre sessões: média de dias entre retornos de pacote realizados do mesmo paciente, contando só intervalos de 1 a 29 dias (30 ou mais é pausa). Retornos previstos: previsão pelo ritmo de cada plano (última sessão + intervalo médio dele, entre 2 e 21 dias; sem histórico, 7), não a agenda marcada.
Retenção
Taxa de renovação: a mesma do Resumo, por coorte e sem prazo (meta 70%). Retenção em números: quatro números independentes (o antigo "funil" misturava grupos que não cabem um no outro). LTV médio: tudo o que cada paciente já pagou até hoje, na média entre eles; pagamento lançado com data futura só entra quando o dia chega. Pacientes sumidos: sem sessão realizada há 60 dias ou mais; o card diz quantos deles concluíram o pacote. NPS mostra quantas respostas; abaixo de 10, "amostra pequena". Penúltima sessão (em âmbar): planos com 2 sessões ou menos para acabar, a hora de falar de renovação. Na Reativação, pacote acima de 15 sessões ou paciente com mais de um pacote ativo aparece como "conferir": é lançamento a validar, não sessão a cobrar.
Satisfação
NPS: % de promotores (nota 9 ou 10) menos % de detratores (0 a 6), de −100 a +100; nota 7 ou 8 é neutro. Promotor tende a indicar e renovar; detrator pede contato logo, para entender e corrigir. Os envios vêm dos Disparos e da pesquisa oferecida no Registrar; as respostas chegam pelo link que o paciente abre. Médias de 1 a 5 para experiência, atendimento e melhora percebida; sem resposta, "—". Taxa de resposta: pacientes que responderam ÷ pacientes que receberam. A pesquisa não diz quem atendeu: com filtro, cada resposta vai para a unidade e o quiropraxista do último atendimento do paciente.
Financeiro
Faturamento bruto: o mesmo Faturamento. Taxa de cartão (estimada): parte paga em crédito × 3%, a taxa típica; a meta é renegociar a maquininha para 2,1%. NFs pendentes: atendimentos e planos com valor e nota por emitir; o card diz quantas passaram de 7 dias. A receber: parcelas de crédito parcelado ainda por vencer, contadas por mês do calendário desde a abertura, sem planos cancelados (estimativa); a lista soma exatamente o card ("e mais R$ X depois"). Mix de pagamento: barras com valor e %, fechando com o faturamento. Por unidade: pela unidade do atendimento. Em pagamento dividido, cada conta usa só a parte da forma certa.
Remuneração (só administrador)
Compara modelos de pagamento da equipe sobre a agenda real do período. O recomendado paga, por período, o maior entre uma garantia fixa (o custo de manter o quiropraxista à disposição) e um percentual da produção líquida. A comissão sai no fechamento do pacote, para quem avaliou; o bônus sai na conclusão do plano, e não na venda, para proteger a conduta clínica. O filtro de unidade vale para comissão e bônus, e a tela diz quantos planos sem unidade ficaram de fora. Planos cancelados continuam na comissão até haver decisão, e a tela diz quantos são e quanto pesam. As premissas se ajustam na tela e ficam salvas no navegador.

Administração

Três itens, só para o administrador, no menu e no Início. Cada um confere o perfil de novo ao abrir.

Dar acesso a alguém da equipe

O que é

A Gestão de Acessos: quem entra, com que perfil e em que unidade.

Como usar
  1. Menu › Administração › Acessos.
  2. Cadastre nome, usuário (em branco, vale o primeiro nome), apelido (para separar nomes iguais), e-mail, perfil e unidade (em branco: todas).
  3. Anote a senha provisória: ela aparece uma vez só. A tela diz se o e-mail com o cadastro saiu; se não saiu, entregue em mãos.
  4. A pessoa entra e cria a senha dela em até 72 horas.
Atenção
  • Nova senha gera outra provisória; Desativar derruba a sessão da pessoa na ação seguinte. Os dois perguntam antes.
  • O último administrador ativo não pode ser desativado nem mudar de perfil: sem ele, ninguém reabre o sistema.

Entradas e tentativas

O que é

O registro de toda entrada e toda tentativa, inclusive as recusadas. Nada é apagado.

Como usar
  1. Em Acessos, abra a aba "Entradas e tentativas".
  2. Leia quando, quem, o que houve, de onde e o aparelho.
Atenção
  • A cidade é aproximada pelo endereço de internet (no celular, costuma aparecer a capital), consultada numa base do próprio servidor; o endereço não é enviado a ninguém. Olhe com atenção "Fora do Brasil".
  • Em branco é não registrado: as linhas do sistema de reserva não têm "De onde" nem "Aparelho".

Alterações

O que é

Tudo o que foi mudado no sistema: quem fez, quando, em qual registro e o que mudou (antes e depois). É a resposta para "por que o faturamento do mês mudou?".

Como usar
  1. Em Acessos, abra a aba "Alterações".
  2. Escolha o período (hoje, 7 dias, 30 dias ou este mês). Se quiser, digite o nome de quem fez ou o código do registro (por exemplo, ATD-260914-866) e toque em Buscar.
  3. Numa edição de atendimento ou de plano, "Antes → Depois" lista só os campos que mudaram, inclusive valor, data e forma de pagamento.
Atenção
  • Linhas em âmbar, "recuperação automática", são gravações que o sistema desfez sozinho. Merecem um olhar.
  • Texto de prontuário e de evolução não aparece aqui: só dentro do prontuário do paciente. Documento, endereço, e-mail e telefone de paciente também ficam em branco nesta aba.
  • A lista mostra as 300 alterações mais recentes; se houver mais, a tela diz quantas ficaram de fora — estreite o período. Nada é apagado.
  • A saída por 4 horas sem uso fica em "Entradas e tentativas", como "saiu · sessão encerrada por 4 h sem uso".

Primeiro acesso da clínica

O que é

A criação do primeiro administrador. Acontece uma vez só.

Como usar
  1. A tela de entrada pede nome, usuário, e-mail e senha.
  2. Criado o administrador, abre a Gestão de Acessos para cadastrar a equipe.

Disparos

O que é

A pesquisa de satisfação do mês, em massa.

Como usar
  1. Escolha o mês e carregue.
  2. Cada paciente aparece como Pendente, Enviado, Respondida ou Sem WhatsApp; "Enviar" abre o WhatsApp. Os contadores fecham com o total de pacientes: Respondidas + Enviados (aguardando) + Pendentes + Sem WhatsApp.
Atenção
  • Os disparos saem daqui. Não use os Disparos da reserva (/antigo/): os dois gravam na mesma aba e a pesquisa iria duas vezes.
  • A pesquisa de um paciente, logo depois de salvar no Registrar, continua com a recepção.

Remuneração

O que é

O documento de remuneração e incentivos da equipe.

Atenção
  • Abre só com o login de administrador; com outro perfil, a tela diz que é do administrador. O conteúdo fica no servidor, não num arquivo público.

O que o sistema faz sozinho

O que aconteceO que você vê e faz
Abre com o último dadoA tela abre na hora com o que já tinha (de até 8 horas antes), em âmbar e com a hora, enquanto busca o atual. CPF, RG, endereço e e-mail não ficam guardados no computador.
Fila de gravaçãoSe o servidor não responde, a gravação fica guardada e sai sozinha. Faixa âmbar: não preencha de novo. O formulário limpa, e o aviso verde vem quando gravar.
RecusaSe o servidor recusar uma gravação, a faixa vermelha fica até alguém abrir, ver o conteúdo e o motivo, e refazer. Nada se descarta sozinho.
Sem duplicarCada gravação tem um número único: o reenvio não cria registro repetido.
Servidor lentoEm 12 segundos sem resposta, a tela avisa em âmbar e continua esperando sozinha. Não repita o que já fez. A tela de carregamento só aparece se a espera passar de 1 segundo.
RascunhoRegistro e cadastro se guardam enquanto você digita. Ao voltar, "Continuar de onde parou?" oferece restaurar. CPF, RG, e-mail e endereço não entram no rascunho.
Quem alterouCorreções, cancelamentos e edições de cadastro ficam registrados com o usuário de quem entrou. Quem consulta é o administrador.
AtualizaçãoOs dados se renovam ao voltar para a aba e a cada 5 minutos. Com formulário aberto ou campo em uso, a atualização espera.
Planilha certaSe a resposta não vier da planilha da clínica, a tela para antes de gravar ("O sistema parou antes de gravar") e manda usar o sistema de reserva.
Porta fechadaSem login, o servidor não entrega nem grava nada. Ficam abertas só a entrada, o "esqueci a senha" e a pesquisa que o paciente responde.
Onde tudo rodaServidor no Google Cloud, em São Paulo, ligado o dia inteiro, gravando na planilha DB_Axium. A reserva (app.axium.health/antigo/) grava na mesma planilha e só se usa se a gestão mandar.

Glossário

Plano (pacote)
Conjunto de sessões vendido de uma vez (6, 12, 18 ou 24). "5/12" quer dizer 5 usadas de 12.
Plano ativo e carteira
Plano aberto, não cancelado, não encerrado e com sessão restante. A carteira é o conjunto dos planos ativos numa data.
Renovação
Fechar um plano novo no retorno da última sessão. Antes disso, é renovação antecipada.
Falta, no-show e cancelamento prévio
Falta desconta só se marcada; no-show nunca desconta; cancelamento prévio é o desmarcar com antecedência e não vira atendimento.
PAC, TRM
Número do cadastro do paciente (PAC-0000) e número de controle de cada termo emitido (TRM).
Sem atribuição
Plano que não dá para ligar a um quiropraxista ou unidade. Fica fora do filtro, e a tela diz quantos são.
NPS, LTV, CAC, taxa de cartão
Nota de recomendação; quanto um paciente já pagou na média; custo de trazer um paciente por anúncio; taxa da maquininha sobre o crédito (MDR).
Sistema de reserva
O sistema antigo, guardado em /antigo/ para o caso de o novo falhar. A fase paralela, em que os dois funcionaram juntos (23 a 27/09/2026), acabou com a virada.